Khi viết hóa đơn, có thể ghi sai một vài thông tin trên hóa đơn như: sai thuế suất, sai tên hàng, sai số lượng, sai đơn giá,... làm cho hóa đơn không hợp lệ. Khi đó phải có cách xử lý khi trường hợp này xảy ra.
Luật sư tư vấn pháp luật qua tổng đài (24/7) gọi: 1900 619
Luật gia Phạm Hải Anh- Tổ tư vấn pháp luật Hợp đồng của Công ty Luật TNHH Everest - trả lời:
Cách xử lý khi viết sai hóa đơn GTGT như sau:
1. Hóa đơn viết sai nhưng chưa giao cho khách hàng:
Theo khoản 1 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/1/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì: "Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai".
- Trường hợp 1: Chưa xé hóa đơn viết sai ra khỏi cuống:
+ Bước 1: Gạch chéo các liên của số hóa đơn viết sai (không xé)
+ Bước 2: Xuất lại hóa đơn mới (đúng), xé và giao liên 2 cho khách hàng.
- Trường hợp 2: Hóa đơn viết sai đã xé khỏi cuống nhưng chưa giao cho khách hàng:
+ Bước 1: Gạch chéo các liên của số hóa đơn viết sai.
+ Bước 2: Xuất lại hóa đơn mới (đúng), xé và giao liên 2 cho khách hàng.
+ Bước 3: Lưu giữ các liên của số hóa đơn viết sai đã xé: có thể kẹp tại cuống của quyển hóa đơn hoặc để không bị thất lạc thì có thể để riêng vào file kẹp trong tủ tài liệu.
Cả hai trường hợp trên bên bán và bên mua đều sử dụng hóa đơn mới đúng xuất lại để kê khai hạch toán, còn hóa đơn viết sai đã gạch chéo là các hóa đơn xóa bỏ, chúng ta chỉ lưu giữ không dùng để kê khai hạch toán. Khi làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, cho số hóa đơn viết sai đã gạch chéo này vào cột "Xóa bỏ".
Vì chưa giao hóa đơn cho khách hàng nên Bên bán không cần phải lập Biên bản thu hồi hóa đơn.
2. Viết sai hóa đơn nhưng đã giao cho khách hàng:
2.1. Chưa kê khai thuế:
Theo khoản 2 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC: "Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định".
Cụ thể:
- Bước 1: Bên bán lập biên bản thu hồi hóa đơn (2 bản - mỗi bên giữ 1 bản)
- Bước 2: Thu hồi hóa đơn viết sai đã giao cho người mua trước đó. Sau đó tiến hành gạch chéo các liên của hóa đơn viết sai và lưu giữ chúng.
- Bước 3: Xuất lại hóa đơn mới (theo đúng quy định).
Lưu ý: Ngày trên hóa đơn mới là ngày lập biên bản thu hồi.
2.2. Đã kê khai thuế:
Khoản 3 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC: "Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)".
Cụ thể:
- Bước 1: Người bán và người mua lập biên bản xác nhận hoặc điều chỉnh hóa đơn sai sót (2 bản - mỗi bên giữ 1 bản).
- Bước 2: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.
Trường hợp sai sót số lượng hàng hóa, sai đơn giá, sai thuế suất, tiền thuế GTGT (đã kê khai thuế):
+ Nếu sai do thấp hơn quy định hoặc thỏa thuận của 2 bên trước đó: Xuất hóa đơn điều chỉnh tăng.
+ Nếu sai do cao hơn quy định hoặc thỏa thuận của 2 bên trước đó: Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm.
Chú ý: Trên hóa đơn viết sai đang sai phần nào thì chúng ta điều chỉnh phần đó. Khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm thì không được ghi âm (tức là không được đánh dấu trừ đằng trước giá trị giảm), nhưng khi kê khai thuế phải kê khai âm.
Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Khuyến nghị:
- Để có ý kiến tư vấn chính xác và cụ thể hơn, Quý vị vui lòng liên hệ với các Luật sư chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật 1900 6198, hoặc E-mail: info@everest.net.vn.z
- Nội dung bài tư vấn pháp luật Hợp đồng mà Công ty Luật TNHH Everest cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo.
- Tại thời điểm quý Vị đọc bài viết này, các điều luật chúng tôi viện dẫn có thể đã hết hiệu lực, hoặc đã được sửa đổi, bổ sung; các thông tin trong tình huống là cá biệt. Do đó, chúng tôi không đảm bảo những thông tin này có thể áp dụng cho mọi trường hợp, mọi đối tượng, ở mọi thời điểm.
Bình luận